Эффективное управление архивами: советы и лучшие практики

На этой странице вы найдете полезные советы и фотографии, которые помогут создать организованное, функциональное и безопасное архивохранилище для любых целей.

Выбирайте место для архивохранилища вдали от влажности и прямых солнечных лучей.

Используйте металлические стеллажи для долгосрочного хранения документов — они устойчивы к огню и плесени.

Регулярно проводите ревизию и избавляйтесь от ненужных или устаревших документов.

Маркируйте коробки и папки с помощью четких и легко читаемых этикеток.

Создайте систему учета документов, используя электронные таблицы или специализированное ПО.

Установите датчики температуры и влажности, чтобы избежать повреждений документов.

Регулярно проверяйте состояние архивных материалов на наличие повреждений или плесени.

Храните особо важные документы в огнестойких сейфах или боксах.

Обеспечьте удобный доступ к архивам, продумав расположение полок и проходов.

Ведите журнал учета доступа, чтобы знать, кто и когда работал с архивами.